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社員の業務のブラックボックス化をどうすれば解消できるのか?


ビジネスを数字で分解し次へのアクションを明確にするコンサルタント、長野謙です。

社員が自分で仕事の壁を作ってしまうのはよくあることです。

人間はみんな言われたことを自分の都合のいいように解釈します。なので社員にしっかり役割を伝えて、業務を明確にしていない会社では、グレーゾーンの仕事が多くなります。

◆壁は悪気があって作られるわけではない

先ほども書きましたが、人間は基本、自分の都合のいいように言われたことや普段の仕事の範囲を理解します。これはその人が怠け者、というのではなく無意識に「自分の範囲はここまで」と決めてしまっているのです。

そうしないと際限なく仕事というのはあるので、自分自身で範囲を決めてしまいます。

逆に言うと決めないと仕事が成り立たない、という面があります。

わざと壁を作ってしまう人もいますが、そういう人は分かりやすいので逆に見つけるのは簡単です。

◆壁が業務をブラックボックス化する

しかし、今度は自分が作った壁をもとに仕事内容がブラックボックス化する危険があります。そうなると今度は社長や上司から仕事を命じられても「忙しい」ということで業務を拒否したりします。

以前計画策定のために事業調査に入った会社では、一人の経理担当者が業務を抱えていたのですが、逆に誰も手が出せず会社全体が何もデータが何も出てこない、ということがありました。

非効率な状態が放置されたままだったのです。そしてそのデータが分からないため、正確な事業評価が出せないとか改善のスタートに着けないという事態となりました。

そこでは社長自ら入ってもらって、業務フローの見直しをすることで、何とか売上の中身を精査し、改善の道筋を立てることができました。

極端な例ですが、大なり小なりこういったケースはたくさん存在します。

◆自覚のない人に改善を促すのは難しい

本来であれば、社長や上司が業務を把握してそれぞれの役割分担を明確にすることで、グレーゾーンの仕事をなくしたり、非効率を改めたりすることが理想です。

しかし、既に業務が固定化している場合は、一週間、詳細に業務を洗い出しします。それぞれにかかった時間も記録していきます。それを見ると、やらなくていい業務、重なっている業務などが出てきます。

工場などの生産管理の考え方を用いると「無くせないか、一緒にできないか、順番かえれないか、簡単に出来ないか」という順番で業務の効率化を行っていきます。

現場にいる社員自らこれをやるのは難しいのです。なぜなら、ほとんどの人は自分の仕事が非効率だ、という自覚を持っている人はいないからです。

あとは、変化を嫌う社員による抵抗です。やることはそれほど高度ではありませんが、意外と厄介です。強い意志をもって取り組まないと途中で中途半端に終わります。

それでは明日も良き日でありますように。

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